Haus des Jahres 2019

Jeder Autofahrer weiß, dass es Unterlagen gibt, die er unterwegs immer dabeihaben muss – Führerschein, Fahrzeugpapiere, TÜV-Nachweis. Tut er das nicht, kann es bei einer Verkehrskontrolle ärgerlich werden. Verkehrskontrollen muss man bei seinem Haus zwar nicht befürchten, dennoch gibt es aber auch hier Unterlagen, die ebenso dazugehören – mehr noch, als bei jedem Auto. Und sie sollte man trotz des hohen Aufwandes wirklich peinlich genau sortieren, denn spätestens dann, wenn es um einen etwaigen Verkauf oder sonstige Rechtsangelegenheiten geht, werden sie benötigt. Wie das geht und um welche Unterlagen es sich handelt, zeigen wir hier.

1. Die staatlichen Unterlagen

Sie gehören zu den wichtigsten Papieren, die man für ein Haus haben kann. Es sind nicht nur viele, sondern sie nehmen auch noch ziemlich viel Raum ein. Wenn sie gebraucht werden, müssen sie vollzählig anwesend sein – auch wenn einige davon dann erst gesondert angefordert werden müssen: Die staatlichen Unterlagen, die sich mit dem Haus, den Normen und den Besitzverhältnissen befassen.

Der Lageplan

Wo genau steht das Haus, auch im Hinblick auf die unmittelbare Nachbarschaft? Genau das verrät der Lageplan. Präziser: Ein Lageplan mit Flurkartenauszug. Ihn gibt es beim zuständigen Katasteramt. Er zeigt einmal die sogenannte Flur, also das eigene sowie die umgebenden Grundstücke (daher auch Flurkartenauszug, weil nicht die gesamte Flur abgebildet wird) aus der Vogelperspektive. Der Lageplan zeigt dann innerhalb dieses Flurkartenauszuges die Lage des Hauses sowie aller genehmigten Anbauten auf dem Grundstück.

Das ist auch deshalb wichtig, weil auf diesem offiziellen Dokument sehr schnell ersichtlich ist, ob ein Bau auf dem eigenen Grundstück nicht angemeldet wurde.

Bauplaene
Tipp: Falls noch nicht geschehen, sollte man „DIN-824“ googeln und die Baupläne entsprechend falten – dann lassen sie sich besser abheften. Foto: fotolia.com © Gina Sanders

Die Baupläne (und dazugehörige Unterlagen)

Die Baupläne sind, von einer technischen Warte aus betrachtet, die wichtigsten Einzeldokumente des Hauses. Sie sind letzten Endes der Bauplan, der von Architekten und Ingenieuren erstellt wurde, der vom Amt abgesegnet wurde und an dessen Details sich jeder, der daran arbeitet, zu halten hat – sowohl in Form von Grundrissen für jedes einzelne Stockwerk wie Ansichten, die das Haus von den Seiten zeigen. Diese Dokumente sind deshalb so enorm wichtig, weil sie Abweichungen des Ist-Zustandes gegenüber dem Soll-Zustand glasklar aufzeigen – und nebenbei auch eine Wertermittlung des Gebäudes erleichtern.

Doch die Baupläne sind nur ein Teil davon. Dazu gehören auch noch statische Berechnungen oder Untergrund-Tragfähigkeitsanalysen. Also alles, was minutiös den technischen und geographischen Background des Hauses beschreibt.

Was viele Hausbesitzer übrigens vergessen: Die Baupläne sind wegen ihrer Bemaßung und den eigetragenen Details auch sehr nützliche Helfer für den Kauf von Möbeln und anderen Einbauten. Viel leichter, als sich beispielsweise vor dem Kauf eines neuen Wandschranks mit dem Zollstock „vor Ort“ abzumühen.

Die Baugenehmigungsurkunde(n)

Jedes Bundesland macht unterschiedliche Vorgaben darüber, was ein genehmigungspflichtiger Bau ist. Das Haus, sowie ferner Anbauten, Garagen und häufig auch feste Grundstückseinfriedungen, gehören jedoch in jedem Fall überall dazu. Für alles hat man Baugenehmigungsurkunden erhalten.

Natürlich, den Nachweis darüber, ob das Haus amtlich rechtens ist, könnte man bei einer Kontrolle auch beim Bauamt erfragen – dort sind die Kopien ebenfalls eingelagert. Doch die Baugenehmigungsurkunde zuhause ist fast wie der Fahrzeugschein: Man zeigt ihn vor, um zu beweisen, dass alles auf dem Grundstück „sauber“ ist.

Baubeschreibung
Die Baubeschreibung enthält unter anderem auch exakte Angaben zu allen verwendeten Baustoffen. Das ist enorm wichtig für Klagefälle. Foto: fotolia.com © Kara

Die Baubeschreibung

Wenn die Baupläne die Konstruktionsanleitungen für ein Haus sind, dann ist die Baubeschreibung die Materialliste. Und zwar buchstäblich. Darin stehen immens viele Dinge (Auszug):

  • Art und Umfang der Bauleistung (seit Januar 2018 sind die Baubeschreibungen Pflicht)
  • Verwendete Materialien, Hersteller, Mengen, Preise
  • Ausstattungsmerkmale technischer Art (etwa Elektrik) sowie bauphysikalischer Art (z.B. Dämmung)
  • Örtliche Gegebenheiten (Grundwasser, Untergrundsondierungen…)
  • Ausführende Unternehmen und Subunternehmen

Kurz: Die Baubeschreibung ist ein absolut lückenloses Profil des Hauses und seiner Errichtung. Auch das ist ein immenser Vorteil. Etwa dann, wenn man nach einigen Jahren nochmal eine bestimmte Wandfarbe nachmischen lassen möchte oder eine kaputte Fliese nachbestellen will.

Die Abnahmeprotokolle

Während der Bauphase wird das Haus immer wieder von offizieller Seite aus auf die Einhaltung des Bauplans sowie ferner Normen untersucht. Im Einzelnen sind das:

  • Die Schnurgerüstabnahme, bei der die Lage des späteren Hauses durch auf dem Grundstück gespannte Schnüre kontrolliert wird
  • Die Rohbauabnahme, nachdem der Dachstuhl fertiggestellt wurde (also zeitnah mit dem Richtfest)
  • Die Schlussabnahme nach Beendigung aller Arbeiten
  • Die Gebrauchsabnahme, die wichtigste Abnahme, quasi die Inbetriebnahme-Erlaubnis

Von all diesen Abnahmen wurden amtliche Protokolle erstellt. Sie sind der wichtigste Nachweis dafür, dass am Haus alles mit rechten Dingen zugeht – oder vielleicht auch nicht.

Der Energieausweis

Jedes Haus, abgesehen von solchen unter Denkmalschutz, muss seit 2009 einen Energieausweis besitzen. Abermals ein wichtiges Dokument, das über zahlreiche Details Auskunft gibt. Darin findet sich der errechnete Energiebedarf in Kilowattstunden pro Quadratmeter Wohnfläche ebenso, wie ein Vergleich mit anderen Gebäuden sowie die realen Verbrauchswerte. Angezeigt wird das alles mit Farbskalen, die auch Laien auf einen Blick zeigen, wie gut oder wie schlecht ein Haus auf einer energetischen Ebene zu bewerten ist.

Energieausweis
Der Energieausweis ist letzten Endes der von einem Fachmann erstellte Nachweis über alles, was für das Haus in energetischer Hinsicht von Belang ist. Foto: fotolia.com © vege

Der Baulastenverzeichnisauszug

Hat ein Nachbar Wegerecht? Hat die Baubehörde den Grundstückseigentümer dazu verpflichtet, bestimmte Dinge dort zu unterlassen, die normalerweise gestattet sind? Solche und ähnliche Fragen beinhaltet der Baulastenverzeichnisauszug. Er zeigt auf einen Blick auf, was auf genau diesem Grundstück an zusätzlichen „Lasten“ (im Sinne von öffentlich-rechtlichen Verpflichtungen) vorhanden ist.

Das ist schon für den Hausbesitzer selbst von Nutzen, denn damit können auch nach vielen Jahren noch Ansprüche einwandfrei bestätigt oder ausgeschlossen werden. Bedeutsam auch, um etwaige Rechtsstreits zu verhindern („der Vorbesitzer hat mir das immer erlaubt“). Besonders wichtig wird der Baulastenverzeichnisauszug jedoch bei einem Verkauf – wenn beispielsweise ein Nachbar Wegerecht besitzt, könnte dieser Faktor für Interessenten enorme Bedeutung bei der Kaufentscheidung haben.

Die Grundschuldeintragungen

Das Grundbuch knüpft direkt an diese Baulasten an – allerdings geht es hier um Eigentumsverhältnisse. Darin steht, wem letztendlich das Grundstück gehört. Abermals wichtig für den Besitzer, falls der Grundbucheintrag nicht nur auf „Max Mustermann“ lautet, sondern auf „Eheleute Max und Lisa Mustermann“ – das bekäme etwa bei einer Scheidung enormes Gewicht.

Ferner ist aus diesen Eintragungen auch ersichtlich, ob Dritte irgendwelche Ansprüche haben – etwa die Bank, falls man das Grundstück auf Kredit gekauft und es als Sicherheit eingesetzt hat.

 2. Die privaten Unterlagen

All den Unterlagen aus dem ersten Punkt ist eines gemeinsam, dabei handelt es sich um offizielle Dokumente, an denen Vater Staat, auf welche Weise auch immer, mit beteiligt ist.

Etwas anders sieht es bei den privaten Unterlagen aus. Hier bleiben Bauamt und Co. zwar außen vor, dafür spielen private Firmen eine Rolle. Allerdings soll das keine Abwertung sein. Auch die folgenden Unterlagen sind nicht weniger wichtig als die aus dem vorherigen Kapitel und sollten mit gleicher Sorgfalt behandelt werden.

Die Kaufverträge / Bauverträge

Der Kauf des Grundstücks, die Beauftragung eines Architekten, unterschiedlicher Baufirmen und Handwerker. Für alles, was zwischen der Entscheidung pro Eigenheim und der ersten Nacht im eigenen Haus passiert, wurden zivilrechtliche Verträge eingegangen – oft auch noch mit zusätzlich halbstaatlicher Deckung in Form eines Notars, etwa beim Grundstückskaufvertrag.

Und natürlich wurde alles davon in Papierform festgehalten. Und das sollte es auch „in alle Ewigkeit“ bleiben, indem man diese Verträge mit absoluter Sorgfalt behandelt. Das gilt besonders, falls die Verträge irgendwelche Sondervereinbarungen enthalten.

Beispielsweise, falls sich auf dem späteren Baugrundstück noch irgendetwas von materiellem Wert befindet – vom alten Traktor bis zum vollständigen Gebäude. Die Verträge klären in dem Fall im Detail, wem etwas gehört. Enthält etwa der Grundstückskaufvertrag einen Passus wie „mit allen Gebäuden, sämtlichen Bestandteilen und allem Zubehör“, dann ist das wortwörtlich zu nehmen – der Vorbesitzer hat rein rechtlich keinen Anspruch mehr, auch nicht auf die kleinste Schraube. Doch nur durch die Verträge in Papierform kann man das alles auch nachweisen.

Die Garantie-Nachweise

Alles, vom Haus über seine einzelnen Bestandteile und Installationen, unterliegt in Deutschland sowohl Garantiefristen, wie solchen über die Beweislast und die Umstände, unter denen etwaige Garantieansprüche gestellt werden können. Abermals ergibt sich daraus auf einen Blick die Bedeutung, für wirklich alles, was man für das Haus kauft, die Kaufbelege aufzubewahren. Primär gilt das natürlich für das Gebäude selbst – damit man bei Schäden gegenüber der ausführenden Firma eine Handhabe hat. Denn es gilt immer nur das, was schriftlich festgehalten wurde.

 

Garantie-Nachweis
In den Verträgen steht genau drin, wer im Fall von Mängeln wie lange für was haftet. Schon aus dem Grund sollte man sie „für immer“ behalten. Foto: fotolia.com © blende11.photo

Versorgungsrechnungen und -verträge

Strom, Frischwasser, Internet, Fernsehen, Gas… es gibt eine ganze Menge an Dingen, mit denen ein Haus für eine lange Zeit stetig von außen versorgt werden muss. Und allen gemeinsam ist, dass die Versorgungsverträge mit einzelnen, in den meisten Fällen unterschiedlichen, Anbietern eingegangen werden.

Daraus erwächst auch eine der wahrscheinlich wechselhaftesten Buchführungsaufgaben dieses ganzen Artikels: Denn weil Anbieter immer benötigt werden, sich zudem oftmals ihre Konditionen im Lauf der Zeit ändern (man denke an steigende Strompreise) herrscht hier, je nach Charakter des Hausbesitzers, starke Fluktuation. Wo es bei anderen Unterlagen reicht, sie einfach abzuheften, muss hier immer wieder alles aktuell gehalten werden (mehr dazu lesen Sie im dritten Kapitel). Und zudem sollten auch die Altverträge nicht entsorgt werden – zumindest nicht in den ersten zehn Jahren nach einem Anbieterwechsel.

Handwerkerrechnungen

Wo schon die ursprünglichen Verträge und Abrechnungen mit den Handwerkern für den eigentlichen Bau des Hauses enormes Gewicht haben, gilt dies natürlich auch für alles, was in den Jahren danach durch Fachleute durchgeführt wurde. Ganz besonders dann, wenn es sich um Arbeiten handelte, die mit einem Garantieanspruch zusammenhängen, der aus einer falschen Ausführung der ursprünglichen Bauarbeiten entstand.

Doch prinzipiell erstreckt sich die Pflicht auch auf alle weiteren Arbeiten: der Garten, der professionell angelegt wurde; die Garage, die man erst nachträglich errichten ließ. Wo Handwerker arbeiteten, sollten in jedem Fall der Auftrag wie die Rechnung abgeheftet werden – nicht zuletzt, weil hier, zumindest bei einigen Arbeiten, auch eine Möglichkeit besteht, diese auf der Steuererklärung geltend zu machen. Aus diesem Grund sollte übrigens grundsätzlich auf eine detaillierte Rechnung inklusive Anfahrkosten etc. bestanden werden.

 

Handwerkerrechnungen
Bei Sanierungsarbeiten helfen Vorher- Nachher-Fotos ungemein bei der Visualisierung. Ein starkes Instrument bei einem späteren Verkauf. Foto: fotolia.com © hanohiki

Sanierungsnachweise

Natürlich gehören auch Sanierungen mit in den Bereich der Handwerkerrechnungen. Doch auch dann, wenn man solche Arbeiten selbst durchführt – vom ausgebesserten Putz über die in Eigenregie neugestrichene Fassade bis hin zu Arbeiten im Innenraum – sollte man dennoch Nachweise dafür erbringen. Dies wiederum, um für später eine genaue Historie des Hauses vorlegen zu können; das ist durchaus wertsteigernd.

Solche Nachweise können sehr leicht erbracht werden:

  • Ein Dokument, auf dem der Umfang der Arbeiten, Datum, Ausführende, Gründe etc. beschrieben werden; praktisch eine Art kleine Baubeschreibung
  • Einige Vorher- Währenddessen- Nachher-Fotos
  • Alle damit zusammenhängenden Kaufbelege (in Kopie)

All das packt man zusammen in eine Klarsichthülle und hat so für jede Sanierungsarbeit einen glasklaren Überblick und die dazugehörigen Nachweise.

Etwaige Wertgutachten

Wertgutachten lässt man normalerweise nur im Verkaufsfall erstellen und selbst dann nur in strittigen Fällen. Dennoch gehören aber auch sie zu den Dokumenten, die man behalten sollte – selbst, wenn sie nach einigen Jahren veraltet sind. Auch hier ist der Grund einfach: Eine gute, lückenlose Historie des Gebäudes und allem, was dazugehört.

3. Kleines Ablage-Einmaleins

Alle bisher behandelten Unterlagen sind, aufeinandergelegt, ein enorm großer und gewichtiger Stapel an Papier. Und wie das bei einem solchen Wust meistens ist, gerät dort sehr schnell Chaos hinein. Das muss in jedem Fall unterbunden werden. Doch keine Sorge, dazu braucht es keine Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf, sondern nur ein wenig Ordnungsliebe und einige Helfer.

So sortiert man richtig

Wie sortiert man etwas, das so unterschiedlich, umfangreich und teilweise im stetigen Wandel ist? Ganz einfach, auf die „gute, altmodische“ Art, per Aktenordner, Locher und Tacker.

  • Zunächst besorgt man sich eine ausreichende (10-15) Anzahl von großen Aktenordnern und dazu sogenannte Aktentrenner. Das sind farbige Kartonblätter, die im Ordner zwischen die einzelnen Unterlagen-Kategorien geheftet werden und sowohl als Trennung wie Register funktionieren.
  • Dann lässt man sich ein sinnvolles System für die Unterlagen einfallen. Bewährt hat es sich beispielsweise, einen Ordner nur für die Pläne, Grundrisse usw. anzulegen. Einen weiteren für die Genehmigungen; einen, in dem nur die Verträge für den Bau stecken. Und alle Verträge mit den Versorgern sollten zusammen in einem dicken Ordner stecken.
  • Jede Unterkategorie (also das, was zwischen die Aktentrenner kommt) sortiert man: Aktentrenner mit Inhaltsangabe -> älteste Dokumente -> jüngste Dokumente. Kommt etwas Neues hinzu, wird es einfach hinten angeheftet.
  • Dokumente, die irgendwie zusammengehören (mehrseitige Rechnungen etc.) heftet man oben links mit dem Tacker zusammen. Und: Jede Seite, die gelocht wird, sollte mit „Lochverstärkungsringen“ beklebt werden. Das sind ringförmige kleine Aufkleber, die verhindern, dass das Gelochte beim Umblättern ausreißt.
  • Die Rücken der Aktenordner beschriftet man feinsäuberlich von oben nach unten so, wie die Haupt-Unterlagen-Themengebiete von vorn nach hinten im Ordner abgeheftet sind. Dann bekommt man gleich eine übersichtliche Inhaltsangabe.

Diese Ordner sollten nun an einer zentralen Stelle im Haus aufbewahrt werden. Dabei bietet sich jeder trockene, beheizte Ort an – gern auch der (bei Neubauten meist gedämmte) Dachboden.

Ein Tipp noch dazu: Gerade in den ersten Monaten des gesamten Bauprojekts werden enorm viele Unterlagen zusammenkommen. Hier sei dringend angeraten, mit der sorgsamen Ablage von Anfang an zu beginnen und nicht erst zu sammeln. Ein Umzug bedeutet immer Chaos. Und schon viele Hausbesitzer, die nicht bereits vorher alles säuberlich abgeheftet hatten, hatten danach ein großes Problem, weil Papiere irrtümlich im Müll landeten oder anderweitig verlorengingen.

Alles in Kopie

Angeraten sei zudem auch die Anschaffung eines Scanners für den heimischen PC. Und zwar aus einem einfachen Grund: Papier und Druckertinte oder Toner haben ein ziemlich kurzes Leben. Schon Luftfeuchtigkeit setzt ihnen zu, erst recht UV-Strahlung.

Ideal ist es, alle Dokumente schnell einzuscannen und auf einen USB-Stick zu packen – vielleicht auch in der Reihenfolge, wie man sie in den Ordnern abgeheftet hat. Die Speichersticks werden dann an einem anderen Ort – vielleicht auch gar nicht im Haus – eingelagert und natürlich ebenfalls immer aktuell gehalten.

Bei den besonders wichtigen Unterlagen, namentlich Kaufverträge sowie Abnahmeprotokolle, empfiehlt es sich, einige Euro für eine notarielle Beglaubigung der Kopien auszugeben – andernfalls sind sie im Streitfall nicht viel wert.

 

Tresor
Es muss kein großer Panzerschrank sein. Ein kleiner Möbelsafe, in dem die allerwichtigsten Urkunden stecken, genügt – wenn er feuerfest ist. Foto: fotolia.com © v.poth

 Warum sich ein Tresor lohnt

Man darf zwar davon ausgehen, dass, insbesondere von den wichtigen Dokumenten, an offizieller Stelle noch Kopien vorhanden sind. Blind darauf verlassen sollte man sich allerdings nicht. An diesem Punkt kommen Unglücke ins Spiel. Hochwasser, ein Hausbrand… Solche Ereignisse treffen nicht nur so schwer, weil dabei das Eigentum vernichtet wird, sondern auch, weil dabei oft so viele Unterlagen zerstört werden.

An diesem Punkt sei erwähnt, dass kleine Tresore heute in jedem Baumarkt für relativ kleines Geld (<500€) zu bekommen sind. Sie bieten nicht nur Schutz vor Diebstahl, sondern, was hier noch viel wichtiger ist, vor Feuer- und Wasserschäden. Dort hinein sollte man die wichtigsten Dokumente und vielleicht auch alle USB-Sticks mit sämtlichen Kopien einlagern. Das hat auch den Vorteil, dass man, wenn wirklich etwas passieren sollte, nicht lange suchen muss, sondern an einem zentralen Ort einfach zugreifen muss.

FAZITSchon bevor man die erste Nacht in seinem neuen Haus verbracht hat, existiert dazu ein ganzer Berg wichtiger Dokumente – und Jahr für Jahr kommen mehr Unterlagen hinzu. Praktisch nichts davon kann in den Schredder. Das macht es aber auch ein wenig einfacher: Man muss weniger sortieren. Zwar eine Lebensaufgabe, aber auch das gehört zum Hausbesitzer-Dasein dazu.

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